Самый главный совет:
поговорите с водителем, который будет всех развозить лично.
Удостоверьтесь, что он знает, откуда подвозка выезжает, во сколько, когда он должен ехать обратно. Вы решаете, когда будет подвозка ехать обратно, ни водитель, ни ответственный по автобусу, а вы. Вы ведь заранее договорились об этом с фирмой подвозок и они с вас взяли соответствующую цену.
ИМХО, 23:30 это оптимальное время. Однако, будут люди, которые будут считать, что это рано, и на вас будет оказано давление перенести на более поздний срок. Убедитесь, что все знают, что это именно вы, а не водитель или ответственный по автобусу, решили, когда возвращаться.
Про день свадьбы читайте
тут.
Ниже есть продолжение.
Назначьте ответственного по автобусу. Все текущие проблемы должен решать он. Предоставьте ему заранее полный список людей, которые должны быть на автобусе. Желательно, чтобы этот человек знал лично как можно больше людей. Если вы хотите, чтобы автобус выехал в 18:40, то скажите всем, что подвозка выезжает в 18:15. В 18:30 ответственный по автобусу пусть обзвонить всех, кого нет и выяснит, стоит ли ждать или нет. Назначьте время, когда автобус выезжает "в любом случае". В моём примере это 18:40. Помните, у вас, скорее всего, не будет времени заниматься подвозкой вообще. Однако, если отъезд после 18:30 и до 19:00, то это как раз перед началом свадьбы и это единственное окно, когда вы сможете вмешаться.
В любом случае, дайте ответственному по подвозке номер телефона кого-то близкого, кто будет рядом с вами. Лучше всего одного из родителей. В случае, каких-то проблем, или если нужно будет дозвониться к вам пусть звонят ему. Это должны быть проблемы, которые не может на месте решить ответственный по подвозке. К примеру, если водителей говорит, что было договорено заранее другое, чем считает ответственный. Другой пример, ждать ли конкретного человека, если он не отвечает на телефон или нет. Быть может, это ваш лучший друг, но ответственный по подвозке (чаще всего это родственник, см. ниже) может и не знать его. В 18:30-18:40 постарайтесь, чтобы вам сказали, сколько человек не пришло на подвозку, по возможности кто они и выехал ли автобус.
Ответственный по автобусу должен быть человек, который умеет спорить и настаивать. Желательно, чтобы он знал лично большинство людей на подвозке. Чаще всего, это будет родственник. Дайте ему список людей заранее. Разъясните ему все детали подвозки, а именно:
Откуда подвозка выезжает, какая будет табличка на автобусе, какое название фирмы. Будут ли по пути точки сбора людей, или все собираются в одном месте. Если автобус будет собирать людей, знает ли он каким маршрутом нужно ехать. Знай ли он конечный пункт назначения. Водитель может и не знать (к лично моему большому удивлению). Если ответственный по подвозке сам не знает, назначьте кого-то другого, но одного человека (!), который будет показывать дорого водителю. В любом случае удостоверьтесь, что ответственный по подвозке знает название зала торжеств и, хотя бы примерно, где это ( у меня тут был прокол :-)).
Какое время вы считаете временем "окончание сбора" и что делать, если не все ещё пришли. Лично я попросил обзвонить недостающих людей. И в этот момент я был на связи с ответственным по подвозке, чтобы решить, что делать. Если вы это не сможете, перепоручите это кому-то, кто будет рядом с вами, ИМХО, родителям. Если они не смогут или не захотят,- доверьтесь ответственному по подвозке. Убедитесь, что автобус выехал в "крайний срок", если нет, то по какой причине нет и когда выедет.
Это была лёгкая часть. :-) На самом деле, кроме, возможно, точки отъезда автобуса, вам не нужно ни во что вмешиваться... Да, пока я не забыл. Вы заказали автобус, это около 50-ти человек, все эти 50 человек придут на ваш буфет (кабалат паним) одновременно. Оговорите это заранее, с устроителями торжества, чтобы у них еда была готова на это количество людей, чтобы не получилось, что людям нечего кушать, и они ждут в очереди (такое было на одной из свадеб)...Дальше вы должны быть морально готовы к тому, что в короткий промежуток времени вас будет поздравлять большая толпа ваших родственников и друзей. :-) Возможно, некоторые из них будут жаловаться на подвозку, долго ждали опоздавших, водитель не знал, куда ехать, они считают, что 23:30 это рано или наоборот поздно. Помните, у вас нет времени пускаться в долгие и детальные объяснения, вы должны или дать короткий исчерпывающий ответ или сказать, что вы разберётесь (я делал именно так) или перенаправить человека к кому-то другому. Если вы к этому моменту в курсе всех "злоключений", вы можете давать ответы. В любом случае, будьте уверены, что вас удивят неизвестными вами деталями. :-)
После того, как весь автобус зашёл, вы должны начинать планировать их отъезд. Возможно, вам надо будет послать кого-то к водителю, чтобы объяснили ему, что было оговорено в 23:30, а не в 23:00 как почему-то хочется ему. Может быть, наоборот, вы захотите попросить его подождать то 00:00. В любом случае, если вы решили поменять время отъезда убедитесь, что все об этом знают. Думаю, в этом случае стоит, чтобы DJ сделал объявление. Если время не менялось, то у меня он в 23:25 объявил о том, что подвозка уезжает, но тогда те, кто приехали не на подвозке тоже начали расходится. Так что подумайте, стоит ли это делать. С другой стороны, вы не хотите, чтобы кто-то остался...
Когда люди станут собираться, убедитесь, что все, кто должен уехать, собираются. Скорее всего, вы не сможете, так как будете танцевать, нужно чтобы кто-то другой проследил. Если у вас есть точки развозки людей убедитесь, что ваш ответственный по автобусу их знает и будет настаивать, чтобы, если есть туда люди, автобус их туда вёз. На следующий день позвоните ответственному по подвозке и убедитесь, что автобус всех развёз куда надо. Не забудьте поблагодарить человека!
